Александр Шабсис, PhD | О роли человеческого фактора в условиях использования информационных технологий в управлении бизнесом
Сегодня персональные компьютеры, мобильные телефоны, интернет – являются атрибутами повседневной жизни миллионов людей во всем мире. Системы управления обществом и бизнесом постоянно совершенствуются с использованием достижений научно-технического прогресса. При этом отметим, что недостатки в организации действующих систем управления – это недооценка роли человеческого фактора, для обеспечения успехов в деятельности компаний, что приводит к значительным потерям, как на производстве, так и в финансах.
Оставайтесь в курсе последних событий! Подписывайтесь на наш канал в Telegram.
Photo copyright: pixabay.com
Вспоминаете знаменитый афоризм: «Кадры решают все».
Организация правильного и эффективного движения информации – важный фактор для успехов бизнеса в компьютерную эру. Современные компьютерные сети позволяют получать и предоставлять данные простыми и относительно дешевыми методами. Благодаря этому вы можете использовать необходимые сведения, чтобы исследовать глубинные процессы, происходящие в вашем бизнесе. «Вращая» данные, анализируя информацию в разных аспектах вы можете обеспечить принятие правильных решений по возникающим проблемам. Отец кибернетики – Норберт Винер считал: «Информация есть информация, не материя и не энергия», подчеркивая тем самым ее нематериальную сущность. Михаэль Лайтман, возглавляющий Академию Каббалы в Тель-Авиве, полагает, что «Шестой орган чувств – информационная часть человека – его душа. И с ее помощью мы ощущаем все».
Работа с информацией – предполагает активную работу мысли. Информационные технологии обеспечивают руководителям и исполнителям возможность всесторонне вникать в процессы, происходящие в конкретном бизнесе. Они помогают руководителям на всех уровнях управления бизнесом действовать быстро и оперативно решать такие задачи, которые раньше казались нереальными. Информационные технологии и человеческий фактор взаимосвязаны и взаимозависимы. При этом, подход для решения сложных проблем, возникающих в бизнесе, должен быть объективным и основаться на фактах, отраженных в информации.
Их информационная обеспеченность значительно ниже, чем у высшего руководства компаний. На практике, избыток информации у руководителей первого звена, без учета их должностных обязанностей, только мешает выработке правильных решений. Непродуманные ежедневные совещания, в основном посвященные выяснению текущего положения дел, являются признаком плохо организованной информационной системы. Надо избавляться от устаревших представлений о том, что получение и распространение информации является сложным и дорогостоящим делом. Без переработки больших объемов информации и налаженных коммуникационных процессов нельзя практически решить ни одну серьезную проблему не только в бизнесе, но и в обществе.
По оценкам специалистов по организации управления – информационная работа обеспечивает 50–60% ВВП индустриально развитых стран. Работа по развития и совершенствованию информационных технологий становится непрерывным процессом во всем мире. Основатель Microsoft Билл Гейтс в своей книге «Бизнес со скоростью мысли (Как добиться успеха в информационную эру?) «считает, что в ближайшие годы бизнес изменится сильнее, чем за предыдущие пятьдесят лет. Если в 80-е годы все решало качество, а в 90-е реинжиниринг (совершенствование организации и системы управления) бизнеса, то ключевая концепция нынешнего времени – скорость реакции бизнеса на быстро меняющуюся ситуацию с учетом глобализации мировой экономики.
Это утверждение выдвигает перед руководителями компаний следующие требования:
– Ускорить изменения, относящиеся к характеру бизнеса.
– Постоянно совершенствовать процессы управления бизнесом.
– Влиять на динамику изменения образа жизни потребителей и их запросов, с учетом все большей доступности информации.
Несмотря на то, что индустриальный мир почти сорок лет живет в информационную эру, многие бизнесы продолжают использовать возможности информационных технологий только для управления производственными системами, составления счетов, ведения бухгалтерского учета, расчета налогов и других рутинных операций по организации управления бизнесом. Руководители ряда компаний, особенно среднего и малого бизнеса, еще полностью не осознали, что существующие проблемы в бизнесе зачастую являются не только организационными, но, в значительной степени, информационными. К сожалению, они использует информацию недостаточно эффективно. Даже те компании, которые не жалеют денег на информационные технологии, не всегда получают от своих вложений ожидаемую отдачу. Дело в том, что большинство компаний вкладывают основные средства в технический комплекс: персональные компьютеры, сети и электронную почту для организации связи… 80% средств, от общего объема капиталовложений, среднестатистической компании идут на технологии, которые могут обеспечить создание самых эффективных информационных систем, но не позволяют достичь экономически поставленных целей.
– Недостаточной осведомленностью, прежде всего, руководителей компаний о возможностях, предоставляемых современными информационными технологиями.
– Не в полной мере использованием возможностей, которые предоставляют информационные технологии, даже в тех случаях, когда у организации имеются все средства для оперативной доставки нужной информации всем сотрудникам компании.
Поэтому роль человеческого фактора в условиях использовании информационных технологий в бизнесе трудно переоценить.
Прежде всего, отметим, что человек приходит в производственную компанию или другую организацию не для достижения ее целей, а для удовлетворения своих личных амбиций. Чарльз Барнард писал, что «Цель организации не имеет значения для отдельного человека».
Человеческий фактор в любом бизнесе или организации имеет два основных аспекта:
– В управляющей системе – принятие решений и организация их исполнения.
– В управляемой системе – при исполнении принятых решений работники компании обязаны руководствоваться нормативными документами: положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями, утвержденными регламентами…
Хочу обратить внимание читателей на одно из правил семьи Ротшильдов, успехи которых в экономике и финансах никто не может оспаривать: «Кто владеет информацией, тот владеет миром. Все важные посты в бизнесе должны занимать только члены семьи, а не наемные работники. Никогда не гнаться за непомерно высокой прибылью. Никогда не забывайте, что скромность ведет к богатству».
Коммуникация в бизнесе – это система взаимодействия персонала всех уровней управления на основе использования информационных технологий. Она одинаково важна как для отдельного работника, так и для кампании в целом. В любом случае человеческий фактор является стратегическим резервом компании.
Язык деловой коммуникации постоянно меняется и совершенствуется. Мы все перегружены информацией, поэтому стараемся ее оптимизировать, избавится от избыточной и излишней. Особо отметим, что корпоративная культура способствует повышению качества коммуникации персонала компании. Она включает в себя: ответственность за принимаемые решения, систему ценностей, правила поведения, этические нормы, права и обязанности сотрудников…
Исследования показывают, что компании с системой ценностей, основанной на личностных качествах руководителя, имеют большую эффективность, чем те, где лидер не имеет возможности самостоятельно проводить свои решения в жизнь. Компании под руководством – Уолта Диснея, Стива Джобса, Генри Форда, Илона Маска… достигли успехов, прежде всего, благодаря харизме лидера, его личным амбициям и идеям, умению собрать команду единомышленников и организовать их внедрение в жизнь. Имидж лидера компании на рынке труда – это возможность привлечь лучших специалистов.
Эффективность принятого решение возможно обеспечить только в том случае, если руководитель любого звена управления несет персональную ответственность за конечный результат и организует их жесткий контроль исполнения.
Исследования Джона Нэша (лауреата Нобелевской премии по экономике) показали: самой выгодной стратегией является: делая лучше для других, делаешь лучше для себя, а не общепринятое ранее «каждый сам за себя».
Надо помнить, что личные цели доминируют не только у руководителей низшего и среднего звена, но и у топ-менеджеров, если они не являются собственниками бизнеса. Поэтому задача совершенствования системы управления состоит в том, чтобы обеспечить заинтересованность каждого работника в достижении целей конкретного бизнеса.
В ХХI веке ключевым фактором в совершенствовании информационных технологий является прогресс в интернет-технологиях, который обеспечит доступ к общемировому информационному пространству любому пользователю. Возникающие сегодня стандарты оборудования, программного обеспечения и средств связи позволяют сформировать новые модели поведения пользователя на работе и в быту.
Например, Билл Гейтс предлагает ввести в повседневный обиход такие термины как – «веб-стиль жизни» и «веб-стиль работы», которыми определять поведение людей, пользующихся возможностями Сети в офисе и дома. Под его руководством Microsoft, а также ряд других компаний уже сейчас проводят реорганизацию своих бизнес-процессов с учетом «веб-стиля «работы. Он считает, что применение электронных средств при организации управления компанией, позволяет при решении конкретной задачи использовать всю мощь объединенного интеллекта членов всего коллектива. В успешных компаниях над перспективной идеей каждого сотрудника думают весь коллектив.
Для эффективного управления Microsoft был создан «новый разум», в основе которого лежат электронные технологии. Для успешной работы в электронную эру была специально разработана электронная инфраструктура. Она похожа на нервную систему человека. Реальная нервная система приводит в действие наши рефлексы, которые позволяют правильно реагировать на возникающие опасности и потребности. Нервная система представляет человеку информацию необходимую для анализа ситуации и принятия решений. Она извещает каждого о событиях, требующих немедленной реакции, и блокирует поступление несущественной информации. Предлагаемая Биллом Гейтсом концепция – создание «электронной нервной системы» организации, предусматривает ее функционирование на подобии нервной системы человека, обеспечивая движение глубоко интегрированных потоков информации, которые поступают в нужное время к тем руководителям и сотрудникам организации, которые ответственны за принятие конкретных решений. Для этого руководители организаций и владельцы бизнесов должны лично возглавить работу по реорганизации информационных потоков и совершенствованию системы управления на базе информационных технологий, позволяющих создать наилучшие модели бизнес-процессов.
При этом первостепенное внимание должно быть уделено трем важнейшим составляющим всякого вида деятельности: отношение с клиентами, партнерами, коллективом сотрудников и соответствующие этим компонентам функции: коммерция, управленческая деятельность, деловые операции.
Рекомендую прочитать книгу, Билла Гейтса тем более, что она имеется в переводе на русский язык. Руководствуясь изложенными в ней идеями и накопленным опытом передовых компаний, вы сэкономите время и деньги при решении аналогичных задач для своей организации. Создание «электронной нервной системы» в вашей организации позволит вести бизнес со скоростью мысли, а это есть ключ к успеху в ХХI веке.
Мой многолетний опыт по созданию и совершенствованию систем управления различных бизнесов подтверждает необходимость первостепенного внимания к человеческому фактору при совершенствовании организации управления (структуры управления, функциональных обязанностей сотрудников, изложенных в положениях и должностных инструкциях, пересмотре документов и документооборота, разработка информационной базы данных…)
Решение проблемы – эффективного сочетания человеческого фактора и информационных технологий позволяют резко повысить прибыльность компаний, их конкурентоспособность на отечественном и международном рынке.
Следует осознавать и помнить, что разработка самого оргпроекта – это существенные затраты. Организационная документация нужна, прежде всего, для того чтобы деятельность персонала компании осуществлялась в соответствии с ее положениями и постоянно совершенствовалась. Правила, предписывающие определенное поведение работников, выполняются только в том случае, если они имеют мотивы следовать им. Поэтому, необходимо создавать не только документы, но и «правила игры» для персонала компании на всех уровнях управления. Без этого документация не сработает, а затраты на ее создание никогда не окупятся.
Помните – личный интерес человека – единственный фактор эффективности работы компании. Информационные технологии были созданы не для того, чтобы исключить человека из процесса управления, а прежде всего, чтобы освободить его от рутинных операций, дать пространство для развития творческого и интеллектуального потенциала в сферах деятельности, где заменить человека невозможно.
В заключении, несколько практических рекомендаций по организации совершенствования систем управления на основе взаимодействия человеческого фактора и информационных технологий:
– Проведите всесторонний анализ действующей документации по организации управления в конкретном бизнесе.
– Составьте подробный план мероприятий по совершенствованию системы управления и определите затраты на разработку проекта и приобретение необходимого оборудования и средств связи.
– Используйте для анализа персональные компьютеры и интернет. Благодаря интернету все будет осуществляться в реальном масштабе времени вне зависимости от того в какой точке земного шара вы находитесь.
Каждый сотрудник должен иметь возможность отслеживать все ключевые показатели деятельности компании.
– Расширяйте или сужайте номенклатуру товаров и услуг вашего бизнеса в зависимости от ситуации на мировом и внутреннем рынках.
– Развивайте электронные методы оказании услуг и сбыта товаров, чтобы исключить или ограничить участия посредников в ваших отношениях с клиентами.
– Используйте информационные технологии для оказания помощи вашим заказчикам и клиентам. При этом личные контакты предпочтительны только для обсуждения и решения самых сложных и значимых запросов заказчиков и клиентов.
Желаю успехов.
Комментариев нет:
Отправить комментарий